Pentingnya Alat Tulis Kantor dan Cara Penghematan yang Praktis
Di dalam kantor, peralatan-peralatan di dalamnya sangat diperlukan agar pekerjaan bisa selesai dengan memuaskan. Mulai dari peralatan seperti perabotan (kursi kantor, meja, lemari kabinet, dll.) hingga mesin seperti komputer, faks dan fotokopi, semua itu wajib ada di dalamnya. Tapi ada lagi satu komponen dalam peralatan kantor yang harus ada, yaitu alat tulis kantor.
Alat-alat tersebut merupakan bagian dari perbekalan kantor atau office supplies yang masuk kategori barang cepat habis. Jika furniture seperti meja dan kursi kantor bisa digunakan dalam jangka lama dengan penyusutan, maka alat tulis harus selalu diperbaharui dalam waktu yang relatif lebih singkat. Berhubung peralatan tulis ini biasanya meliputi barang seperti pulpen dan kertas, hal ini bisa dimaklumi.
2. Kertas – kantor tak bisa berfungsi tanpa adanya kertas. Jenisnya sendiri ada bermacam-macam, mulai dari kertas fotokopi, kertas print, dan kertas untuk faks.
3. File – digunakan sebagai tempat menyimpan dan memisahkan surat-surat penting dan dokumen. Contohnya seperti clearfile, portofolio file, file suspensi, dll.
4. Alat-alat lain – berbagai perbekalan kantor lain yang bisa habis dengan cepat, seperti lem, stapler, gunting, cutter, kalkulator, dan perforator.
5. Kartu nama – penting digunakan untuk identitas dalam perjalanan dan diberikan kepada klien atau calon klien.
6. Kalender – meski terkesan sederhana dan tak penting, kantor tak bisa tidak harus punya kalender, agar mudah mengetahui waktu dan jadwal penting.
Berhubung harganya yang murah jika dibeli satu-persatu, sangat mudah untuk menjadi boros dalam menggunakan ATK ini. Padahal, jika dihitung-hitung, pengeluaran untuk ATK bisa sangat mahal jadinya. Ini cara untuk berhemat:
1. Survei dulu
Apa saja yang dibutuhkan, jangka waktu pemakaian, dan kualitas dari alat tulis. Cara ini akan mencegah pembelian secara berlebih dan kerusakan.
2. Pemberian identitas
Jika alat tulis diberikan untuk tiap karyawan, maka sebaiknya diberikan tanda untuk memberi identitas, sehingga tak mudah hilang atau tertukar.
3. Mengurangi kertas
Manfaatkan email, USB, dan alat elektronik lain sehingga mengurangi pemakaian kertas berlebih. Manfaatkan proyektor dan laptop untuk presentasi.
4. Reusing
Seperti menggunakan fotokopi di kertas bolak-balik, memperbaiki barang yang rusak atau menjadikan alat tulis lain berganti fungsi ketika sudah selesai masa penggunaannya.
Menumbuhkan rasa memiliki terhadap peralatan kantor, termasuk alat tulis kantor, akan membuat karyawan lebih berhati-hati dalam menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan teladan sendiri dari atasan, dan memberikan pengertian bahwa uang untuk membeli peralatan ini juga dari mereka sendiri, sehingga pengeluaran adalah kerugian untuk mereka. Membeli dan menggunakan secara bertanggung jawab adalah kuncinya.
Alat-alat tersebut merupakan bagian dari perbekalan kantor atau office supplies yang masuk kategori barang cepat habis. Jika furniture seperti meja dan kursi kantor bisa digunakan dalam jangka lama dengan penyusutan, maka alat tulis harus selalu diperbaharui dalam waktu yang relatif lebih singkat. Berhubung peralatan tulis ini biasanya meliputi barang seperti pulpen dan kertas, hal ini bisa dimaklumi.
Beberapa barang yang masuk dalam kategori alat tulis kantor adalah:
1. Peralatan tulis – pulpen, pensil, stabilo, dan spidol. Semua itu adalah perbekalan dalam kantor yang harus ada demi kelancaran pekerjaan.2. Kertas – kantor tak bisa berfungsi tanpa adanya kertas. Jenisnya sendiri ada bermacam-macam, mulai dari kertas fotokopi, kertas print, dan kertas untuk faks.
3. File – digunakan sebagai tempat menyimpan dan memisahkan surat-surat penting dan dokumen. Contohnya seperti clearfile, portofolio file, file suspensi, dll.
4. Alat-alat lain – berbagai perbekalan kantor lain yang bisa habis dengan cepat, seperti lem, stapler, gunting, cutter, kalkulator, dan perforator.
5. Kartu nama – penting digunakan untuk identitas dalam perjalanan dan diberikan kepada klien atau calon klien.
6. Kalender – meski terkesan sederhana dan tak penting, kantor tak bisa tidak harus punya kalender, agar mudah mengetahui waktu dan jadwal penting.
Berhubung harganya yang murah jika dibeli satu-persatu, sangat mudah untuk menjadi boros dalam menggunakan ATK ini. Padahal, jika dihitung-hitung, pengeluaran untuk ATK bisa sangat mahal jadinya. Ini cara untuk berhemat:
1. Survei dulu
Apa saja yang dibutuhkan, jangka waktu pemakaian, dan kualitas dari alat tulis. Cara ini akan mencegah pembelian secara berlebih dan kerusakan.
2. Pemberian identitas
Jika alat tulis diberikan untuk tiap karyawan, maka sebaiknya diberikan tanda untuk memberi identitas, sehingga tak mudah hilang atau tertukar.
3. Mengurangi kertas
Manfaatkan email, USB, dan alat elektronik lain sehingga mengurangi pemakaian kertas berlebih. Manfaatkan proyektor dan laptop untuk presentasi.
4. Reusing
Seperti menggunakan fotokopi di kertas bolak-balik, memperbaiki barang yang rusak atau menjadikan alat tulis lain berganti fungsi ketika sudah selesai masa penggunaannya.
Menumbuhkan rasa memiliki terhadap peralatan kantor, termasuk alat tulis kantor, akan membuat karyawan lebih berhati-hati dalam menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan teladan sendiri dari atasan, dan memberikan pengertian bahwa uang untuk membeli peralatan ini juga dari mereka sendiri, sehingga pengeluaran adalah kerugian untuk mereka. Membeli dan menggunakan secara bertanggung jawab adalah kuncinya.
Komentar
Posting Komentar